08.05.2013 | Schluss mit der Zettelwirtschaft

Seit Anfang des Jahres stellt TTI sukzessive auf papierlose Büros und effiziente elektronische Akte um. Und auch der Verdienstnachweis in Briefform wird vom elektronischen Gehaltszettel abgelöst. Neben den ökologischen Vorteilen bringt dies auch konkreten Nutzen für Kunden und Mitarbeiter.

Zettelwirtschaft als Ressourcenkiller

In der TTI-Zentrale werden Lohn und Gehalt von rund 2.000 Mitarbeitern in ganz Österreich und darüber hinaus abgerechnet. Täglich werden bis zu 1.000 Dokumente verarbeitet. Bis vor der Umstellung auf ein professionelles und rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem mussten Zeitscheine, Urlaubsscheine, Überlassungen uvm. in den Niederlassungen gesammelt und in die Zentrale geschickt werden. Es folgte zeitaufwändiges Abstempeln, Sortieren und Weiterleiten der Dokumente an die Lohnverrechnung. Bei den österreichweiten Standorten verursachte das einen enormen Aufwand an Ressourcen, besonders jedoch in der Personalverrechung und Faktura und beim Empfang. Alleine das Abstempeln, Aufteilen, Kuvertieren und Frankieren kostete monatlich mehrere Personentage an Arbeitszeit. "Dass bei einem derartigen Aufwand und mehrmaligen 'Angreifen' eines Dokuments viel Zeit und ab und an auch das eine oder andere Schriftstück verloren gehen, ist nachvollziehbar - aber für den hoch gesteckten Qualitätsstandard der TTI nicht vereinbar", so Ing. Mag. Martin Rockenschaub, Leiter Zentrale Dienste. "Wir sind laufend darum bemüht, die internen Abläufe im Sinne unserer Kunden und Mitarbeiter so effizient wie möglich zu gestalten."

Daten per Knopfdruck zustellbar

Durch das neue Dokumentenmanagementsystem 'DocuWare ®' konnten die internen Abläufe so umgestaltet werden, dass nicht nur weniger Papier benötigt wird - auf Knopfdruck werden gescannte Dokumente in die  richtigen Ordner verschoben und stehen den bearbeitenden Personen umgehend zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Rockenschaub: "Durch diesen Schritt in ein papierloses Zeitalter ermöglichen wir unseren internen Mitarbeitern eine noch effizientere Arbeitsweise, unseren Kunden und Mitarbeitern können Auskünfte schneller erteilt und Unterlagen rascher übermittelt werden."

Elektronische Bereitstellung des Verdienstnachweises

Schrittweise wird nun auch der Versand der Verdienstnachweise auf den elektronischen Weg gelenkt. Viele TTI Mitarbeiter haben die Vorteile der elektronischen Variante bereits erkannt und einer Zustellung ihrer Lohn- /Gehaltszettel per E-Mail zugestimmt. "Wir garantieren unseren Mitarbeitern höchste Vertraulichkeit mit ihren persönlichen Informationen durch eine sichere Systemumgebung und garantieren gleichzeitig eine raschere und komfortablere Abwicklung", unterstreicht Martin Rockenschaub.